Att göra ett evenemang

Att göra ett evenemang

Vi vill alla träffas på evenemang och umgås med våra kamrater, men för att vi ska kunna göra det så måste det finnas de som arrangerar evenemangen. Någon måste ta jobbet och fixa allt praktiskt så att resten kan komma och förgylla festen.

När jag skriver att någon måste fixa allt, så menar jag inte att en person ska göra allt jobb kring ett evenemang, men en person måste ha koll på att allt blir gjort. Denna person kallas i vår jargon för en “Autokrat”, “Autocrat”(eng) eller “Event Steward” (eng). Denna person blir för en tid vice-drots och kan i och med detta ta beslut å den sponsrande gruppens vägnar. Det är den sponsrande gruppen som måste ta beslut om evenemanget ska bli av, så du som autokrat måste sätta ihop ett förslag som din grupp kan ta ställning till.

Den första tanken när du kommer på att du vill hålla ett evenemang är kanske inte att du måste skriva ihop något formellt, men det är bra att veta att det kommer att ingå.

Om vi tar som ett exempel Herr Abel. Han har under en tid funderat på att i april månad finns det inget trevligt evenemang att åka på, och han har kollat in en bydgegård i närheten där man skulle kunna utöva Heavy Fighting, äta, sova och hålla kurser. Detta är en trevlig tanke, och september är den perfekta tiden att börja jobba aktivt på projektet.

2007 Nordmark Uni - Classes Protecting the princess 2011CW_10-15_139

2011 Garden of Earthly Delights För det första bör Abel fråga sin lokala grupp om det finns något annat på schemat som kommer att ta folks tid i anspråk. Finns det några andra evenemang som många redan har planerat att jobba på eller åka till? Finns det någon annat som händer i närheten? Finns det några andra i gruppen som har tid och lust att hjälpa till att arrangera detta evenemang? Finns det resurser i gruppen att tillgå?

Om inga hinder visar sig nu, så är det dags att titta på Var och När och Vem.

Sleeping quarters B Bydgegården i närheten som Abel trodde var bra visade sig vara bokad just den helgen som han hade tänkt sig skulle funka bäst. Kanske det går att flytta datumet? Eller så har lokalen inte tillstånd för övernattning. Då måste nog en ny site hittas. Det finns många lokala bydgegårdar, scoutgårdar, föreningshus etc runt om i sverige. I din omgivning kan det finnas en listning. Det här kan vara ett av de knepigaste stegen och det är alltid en bra idé att hålla ett öga öppet för potentiella siter när man är ute och åker, och pratar med människor.
Vi tänker oss dock att den sista helgen i april funkar på bydgegården, det finns övernattningsmöjligheter, och köket kan fungera att laga mat i. Dessutom finns det en dusch på siten, vilket gör att man kan även hålla på med aktiviteter som kräver tvagning i efterhand. Perfekt! Abel pratar med ägarna, tar reda på vad det kostar, om det finns några krav från ägarna, när är sista datum för avbokning och så vidare.

2009-08-29_56Att tänka på här är att se på de viktiga funktionerna på en site. Antal toaletter? Finns det städmateriel? Kökets kapacitet? Hur många sovande får plats? Hur många kan sitta ner och äta samtidigt? Dessa faktorer kommer påverka hur stort evenemanget kan bli. Om det inte ryms mer än 25 personer att sova, så måste saker anpassas efter det. Om det bara finns sittplatser för 30 kanske det bli den begränsande faktorn.

Platsen är nu vald, priset är förhandlat och den är förbokad. Nu är det dags för Abel att sätta ihop sitt team. Han kommer att behöva någon som lagar mat på plats, någon som hjälper till i köket, någon som kan hjälpa till att ställa i ordning siten och städa den, någon måste vara ansvarig marsk om kämpalek ska utövas, någon måste ta hand om anmälningar, informationen måste ut via nyhetsbrev, hemsida, facebook och så vidare. Abel måste också arbeta ut en budget för evenemanget.

Vi är en icke-vinstdrivande förening, men det är rekommenderat att ha mellan 5 och 10% marginal inräknad i din budget, så att eventuella oförutsedda kostnader kan hanteras, och eventuellt överskott kan komma föreningen till gagn.

För att göra en budget måste det finnas en översiktlig plan för alla kostnader och en rimlig uppskattning på antal deltagare.

  • Site-hyra
  • Matkostnad
  • Transporter
  • Sophantering
  • Förbrukningsvaror (toalettpapper, tvål, diskmedel, rep, papper, påsar, skyltar etc)
  • Rimligt antal deltagare
  • Minsta antal deltagare för att klara budgeten
  • Max antal deltagare som kan tas emot
  • Antal gratisplatser för kronor
  • Ersättning för lärare, de som jobbar?
  • Övriga kostnader

FeastocratAllt detta måste framgå i en evenemangsbudget, och särskilt viktigt att veta är vilken är gränsen för när evenemanget går back och när det börjar gå ihop.

Förutom en budget, så bör Abel skriva ihop en liten beskrivning på själva evenemanget:
Datum, namn på evenemang, ungefärligt schema med eventuella särskilda aktiviteter. Ska det vara ett profilerat evenemang med en särskild inriktning eller ha ett brett utbud? Hur många deltagare kan tänkas komma? När behöver siten bokas? När är sista datum för att avboka site och evenemang om inte tillräkligt många kommer? Vem är ansvarig för vad under evenemanget? Vad för slags hjälp behöver Abel från lokalgruppen? Vilka resurser kommer att behövas?

Denna beskrivning samt en budget och specificerat break-even datum och siffra är vad lokalgruppen behöver för att kunna ta beslut om det blir ett evenemang eller inte. För att ett evenemang ska bli officiellt så måste annons finnas i våra officiella nyhetsbrev minst månaden det är evenemang, men om man vill att folk ska komma så bör det finnas också i månaden innan det är dags, och deadline för det är månaden dessförinnan så tre månader är minsta ledtiden för detta beslut. Det är bra att veta att deadline för pressläggning för nyhetsbreven är den 10e varje månad, men deadline för bidrag till krönikör är i Drachenwald den 25:e varje månad.

När Abel lagt in sitt anbud till lokalgruppens styrelse och de tagit beslut så blir Abel alltså för en tid vice-drots för att kunna ta beslut om evenemanget. Nu är det alltså dags att ta detaljer om ansvarsposter. Budget, som förhoppningsvis nu fått godkänt av styrelsen inklusive kassör, borde vara klar och det är tid att boka siten och beställa notan till kassören.

Det är nu på ordföranden att lägga in en ansökan om datum via Drachenwalds hemsida för att boka upp den lediga helgen och göra evenemanget officiellt.

Nu är det också bra att skriva ihop annons till Dragon’s Tale (på engelska till chronicler@nulldrachenwald.sca.org) och till Silversparren (på svenska kronikor@nullnordmark.org), samt börja sätta ihop informationen som ska ut på hemsida och så vidare. De flesta lokalföreningar har en webb minister som hanterar sånt på föreningens hemsida. Det viktigaste är datum, plats, kostnad och deadline för anmälan och något sätt för deltagare att kunna anmäla sig. När ordföranden lagt in och fått svar om datum ansökan så är det fritt fram att börja göra reklam för evenemanget på alla kanaler. Börja gärna tidigt och kom med uppdateringar i lagom takt så att det inte försvinner ur folks tankar, men utan att spamma för ofta.

Break-even deadline:

När det datum kommer som är deadline för break-even, det vill säga tillräckligt många har anmält sig eller siten måste avbokas så stäm av detta med den som är ansvarig för och information om detta måste ut till de som redan har anmält sig. Förhoppningsvis går allt som det ska och detta datum är början till upptrappning av förberedelser.

Nu finns tid för en massa småsaker: Token – ska de som kommer få något litet som visar att de är anmälda och incheckade? Mat – ska någonting lagas i förväg och frysas in? Special – Behöver siten lite pimpning? Har du arrangerat att låna list? Dags att samla in transport?

Veckan innan evenemanget:

Queens Demand 2009 För matansvarig är det hög tid att kolla av hur många som kommer, vilka allergier de har och börja köpa in och laga mat.

Om kronor kommer så kolla av med dem om de vill hålla hov, och gör upp ett schema för evenemanget.

Abel kan också fundera på att skicka ut en sista information till de som är anmälda om evenemanget. Detta kan innehålla ett schema, information om mat, information om övernattningar, vägbeskrivning, speciella önskemål från autokrat, speciella väderförhållanden och så vidare.

Nu bör det också vara tid att hämta ut nycklar och stämma av med de som hyr ut lokalen.

Kolla av anmälning och betalning, gör listor för den som ska checka in alla och se till att de har all information som behövs. Ett tips är att använda tjänster som till exempel Google Drive där anmälningar kan samlas in, och spreadsheets kan användas och delas mellan flera personer. Där kan till exempel kassör och autokrat, mat- och incheckningsansvarig ha koll på alla som är anmälda, hur mycket som betalats in, när de ska komma, om de har allergier och så vidare.

Fixa så att den som har incheckningsansvar har en dagskassa, föreningens kassör bör ha en sådan.

Koordinera hämtningar och övriga transporter. Dubbelkolla så att alla som har ett ansvar vet om det och har det under kontroll.

På dagen:

ChecklistaPå dagen när evenemanget börjar finns det också en hel radda med saker som måste bli gjorda. För det första så vill vi att alla ska hitta till siten så skyltar bör sättas ut längs vägarna helst på förmiddagen.

Fixa siten, plocka undan saker som är i vägen, ställ i ordning föreläsningsutrymmen, sovsalar, kök och så vidare. Pimpa siten med alla medel som finns tillgängliga. Se till att det finns toapapper och tvål.

Ha kul!

Sista dagen på evenemanget är det bra att be om hjälp att städa. Även om du har personer som är påtalade i förväg att städa, så be om hjälp! Återställ siten till det skick den var i innan ni kom. Helst även lite renare.

Efter evenemanget måste saker som lånats återbördas. Abel måste göra en ekonomisk avstämmning, förhoppningsvis har budgeten hållit ganska bra. Det är en bra ide att göra en avstämmning och utvärdering bland autokraterna. Skriv gärna ner vad som gått bra och vad som gick dåligt och vad som kan göras bättre till nästa gång. Om det är en ny lokal som ni använde så utvärdera om det är värt att återvända till den.

Sista steget för autorkat är att redovisa resultatet för lokalgruppen/styrelsen.

Skribent: Mistress Lia de Thornegge
Månadens Artikel #19, September 2013

Recent Posts

Krontornering i Drachenwald – en Arosit på tronen

I helgen som var, 1-3 april, gick Drachenwalds krontornering på Rockelstad slott. Ett fantastiskt arrangemang på en fantastisk site.

I torneringen deltog tio par, varav nio bestod av Nordmarkare. Aros egna Lia de Thornegge och Edricus Filius Offaeus ställde upp, och Agnes Odygd som nyss blivit medlem i Aros efter att ha flyttat ut från Styringheim, var consort till Morales Galen. Det var en bra tornering, mycket fin fighting och till slut stod finalen mellan Vicomt Rok Tingfaste som slogs för Vicomtessa Wilda Frejasdotter och Herr Morales Galen som slogs för Fru Agnes Odygd.

Finalen var jämn, höll högt tempo och när båda kämparna hade vunnit en dust vardera tog de en mycket liten paus, Morales vände sig om och såg på sin dam, som tydligen ingjöt honom med nya krafter, för strax därefter nedgjorde han allt motstånd från Rok och Morales och Agnes stod som segrare och kröntes på kvällens hov till Kronprins och Kronprinsessa av Drachenwald. Kröningen kommer ske nere i Turmstadt i Knight’s Crossing, så vill man bevittna detta kan man från och med onsdag anmäla sig till evenemanget här: http://turmstadt.de/coronation/index.php

  1. Historiskt evenemang Comments Off on Historiskt evenemang
  2. Pilgrimsfärden avklarad Comments Off on Pilgrimsfärden avklarad
  3. Throw Back Thursday: Storskaligt familjegräl Comments Off on Throw Back Thursday: Storskaligt familjegräl