Att vara ämbetsman i SCA

Att sitta på ett ämbete i SCA är att bidra till allas vår hobby. Det är dessutom en väldigt bra metod att träffa människor och sätta sig in i föreningen. Denna artikel är skriven för att belysa vad det är som krävs och varför så att fler kan känna sig trygga att ta på sig ett ämbete och jobba för att hålla liv i vår förening.

Din första kontakt

Förhoppningsvis, och om din föregångare gör som de ska, så kommer din första kontakt med ämbetsmannaarbete i SCA i form av att vara deputy, eller vise-ämbetsman. Ett par, tre månaders överlappning är att rekommendera så att den utgående kan berätta för dig vad de gör på daglig basis, kopiera in dig i all sin officiell korrespondens och uppdatera dig om vilka plikter du har som ämbetsman. Detta är även chansen för dig att samla alla namn och kontaktuppgifter som du behöver för att framgångsrikt sköta ditt jobb.

Lokalgrupp

På lokal nivå (till exempel i Aros härad) måste det finnas minst tre ämbetsmän: drots, kassör och en av moas, marsk eller härold. Ditt jobb här kommer att vara att hålla kontakt med medlemmarna i din grupp som utövar konst, kämpalek, eller kör evenemang. Du måste också kommunicera viktig information till den regionala ämbetsman som du faller in under.

Som drots har du ett övergripande ansvar att ha koll på allt som händer i gruppen. Du bör få lista med namn på alla ämbetsmän ni har i gruppen, och du bör träffa dem alla personligen en gång så att när du stiger upp som drots kan sätta igång så fort som möjligt.

Som kassör måste du sätta dig in i hur Census systemet funkar så att du kan hålla dina kamraters medlemsskap i bra skick.

Där det pågår kämpalek måste lokalgruppen ha en marsk som rapporterar om alla träningar, så se till att hålla dig informerad om var och när kämparna är aktiva. Finns det en epostlista, eller forum eller hemsida där sådant organiseras se till att du står med på dem.

Att vara lokal härold kan vara mycket jobb eller inget alls, om medlemmarna är nya och vill registrera namn och vapen, eller gamla och redan har all sådan byråkrati klart. Det finns många resurser för häroldar i SCA, så försök hitta några stycken du kan lita på.

MoAS-ämbetet handlar mycket om att veta vem som gör vad i din grupp. Vem lagar mat, vem broderar, vem bankar rustning, vem forskar om vänsterhänta fågelmatare.

När du sitter som vice ämbetsman är det ett perfekt tillfälle att läsa igenom gamla rapporter från din lokalgrupp. Det är också vettigt att läsa på de styrdokument som beskriver just din funktion. Styrdokumenten består av: Lokalgruppens stadgar (SKA Aros stadgar), regionalgruppens stadgar och lag (Nordmarks lag), Kungadömets lag (Drachenwalds lag) samt SCAs Governing Documents.

Regionalnivå

På regionalnivå, alltså Furstendöme eller Baroni, så krävs det att man har härold, MoAS, marsk, kastellan och krönikör tillsatta förutom drots och kassör.

Jobbet

Själva jobbet som ämbetsman är alltså att vara uppdaterad om vad som händer i lokalgruppen, och att fyra gånger per år skicka en rapport till din överordnade ämbetsman. För alla ämbetsmän förutom drotsen gäller också att en kopia av din rapport ska till din drots. För en marsk i lokalgrupp skall du alltså skicka rapport till lokalgruppens drots, och Nordmarks marsk. Om din grupp har ceremoniella överhuvuden, alltså Baronpar, Furstepar eller Kungapar, så ska även de ha en kopia av din rapport.

Lokalgruppens drots är den som hanterar rapporter för de ämbeten som står tomma. Om det för närvarande inte finns en kastellan/chatelaine (ämbetsmannen som ska ansvara för att nybörjare tas om hand) så faller det på drotsen att ta hand om de frågorna. Om ett ämbete står vakant så är det helt i sin ordning att bara skicka en rapport om året för denna post.

Rapporteringsdatumen följer alltså kvartalen, för månaderna januari till mars skall rapport skickas senast den 15 april, för april till juni den 15 juli, för juli till september den 15 oktober och för oktober till december skickas rapporten den 15 januari. Detta för att rapporter ska in till kungadömets ämbetsmän den 25:e dessa månader. Missar du som lokal ämbetsman att skicka in rapporter två kvartal av fyra så kan du plockas bort från ditt ämbete. Ett bra tips för att inte glömma din deadline – sätt ett alarm i mobilen ett par dagar i förväg, och om du har ämbetsmän som är underordnad dig, skicka gärna ut påminnelser en vecka i förväg och säg att du vill ha in rapporterna snart.

Innehåll på en vanlig rapport

Det som måste finnas i alla rapporter är vilken period, och vilken grupp rapporten gäller för, även vilket ämbete och dina adress- och medlemsuppgifter som ämbetsman. Till exempel som rapporten nedan.

Rapport från Aros Kastellan för januari-mars 2012:
Lady Astrid (mundant: Betty Brorsson)
Byvägen 1
12345 Staden
Medlemsnummer: SKA4242 (giltigt till 2013-03-30)

<Rapportens text här, till exempel: Det finns ingenting att rapportera från Aros kastellan detta kvartal.

Eller: I januari hade vi ett introduktionsmöte, och det kom fem nybörjare som var intresserade. På månadsmötet den 28:e kom tre av dem tillbaka och vi har börjat ordna ett litet lokalt evenemang för att ge dem en rolig sak att se fram emot. Svarat på en handfull mail från nyinflyttade som undrade vad vi gjorde och när. Lånade ut en kopia av The Known World Handbook till nybörjaren Jalle.>

Varför rapportera?

Formellt så ska man alltså rapportera för om man inte gör det anses det som att man sagt upp sitt ämbetsmannaskap.

För det andra så ska man rapportera så att den lokale drotsen har så mycket och så uppdaterad information som möjligt. Drotsen behöver inte ha intim kunskap om allt som sker i lokalgruppen, men bör ha en översiktlig bild av all verksamhet.

För det tredje så ska man skicka rapporter uppåt i kedjan så att den regionale ämbetsmannen har koll på vad som händer i alla delar av sin region. Då kan denna person nämligen också vidarebefordra och sprida kunskap. Om en lokal medlem i grupp A vill lära sig nånting om hur man tillverkar spjut för vänsterhänta, frågar denne sin lokale marsk som kan ha koll, sedan den lokale moasen – finns det någon i närområdet som gör sådana? Om någon har berättat för dem att just sådant håller jag på med så kan ämbetsmannen förmedla den kontakten, men om det inte finns någon lokalt så kan de fråga uppåt i kedjan. Marsken hör med Nordmarks marsk som ju har fått in rapporter från alla lokalgrupper i Sverige, och i rapporten från grupp D står att Calle håller på med just sådana spjut så kan den kontakten förmedlas.

För det fjärde så fungerar rapporterna som livstecken från lokalgrupper. Även om man inte organiserar evenemang kan mycket hända i en stad med aktiva SCAiter som sitter hemma på sin kammare och pysslar, eller ordnar träffar på museer. Att synas på kalendarier med officiella evenemang är ett sätt att visa att en lokalgrupp finns och är aktiv. Men det mesta som vi gör i SCA görs inte på evenemang. Det är enbart via rapporterna som den här informationen kan förmedlas vidare.

Det handlar alltså om att sprida information och att bygga upp ett nätverk. Samma sak gäller för rapporterna från Kungadömet till SCA. Vi i Europa är ibland en bortglömd del av SCA i stort. Dels för att vi är så få i jämförelse, men också för att rapporterna som kommer från vårt kungadöme ibland är lite torftiga. Ju mer den lokale ämbetsmannen kan rapportera uppåt desto mer syns vi inför resten av våra medlemmar.

Administration

Förutom rapporterna är det lite administrativt som måste göras när man byter ämbetsmän. Varje ämbetsman ansvarar som sagt för att hitta och utbilda sin efterträdare. Denna efterträdare måste godkännas av din överordnade, men i SCA behöver ämbetsmän inte röstas fram som de måste göra i svenska organisationer. Dock är SKA i sverige lite speciellt eftersom vi har dubbla strukturer, så ämbetsmannaposterna drots och kassör i SCA gruppen, som i princip alltid är detsamma som ordförande och kassör i den ideella SKA föreningen, måste alltså röstas fram av medlemmarna för att följa svensk lagstiftning. MoAS, Marsk, Kastellan, Härold och Krönikör behöver dock inte röstas fram och det är upp till dig som ämbetsman att hitta en lämplig efterträdare.

En ämbetsmannaperiod är på 2 år i taget, med möjlighet att förlänga perioden med ytterligare två år. Sedan bör man byta ämbetsman. Man kan självklart hoppa av tidigare, om det finns skäl till det, men standard att sitta är 2 år.

När man kliver på finns det alltså ett antal saker som ska ske. För det första ska alla informeras. Om du redan har suttit som deputy eller vice tre månader så kommer du ha koll på vilka som ska informeras – det vill säga alla som du ska ha kontakt med. Din lokale drots, din överordnade och förhoppningsvis också gruppen som du representerar vill veta att du tagit över, från när detta gäller och hur de kan kontakta dig.

Det finns på hemsidor och tidningar listor med kontaktinformation som i vissa fall måste uppdateras. Du kanske kommer ha nära kontakt med din lokale hemsideansvarige för att sprida information, eller så ser du till att dina uppgifter står på rätt ställe och så är det bra med det. Krönikören är den som har praktiskt uppdaterar informationen i Silversparren där kontakt för drots och kastellan finns för alla lokalgrupper. För Dragon’s Tale är det Drachenwalds krönikor som ansvarar, men båda dessa måste få informationen från officiellt håll. Det vill säga Nordmarks eller Drachenwalds drots, dessa är därför särskilt viktigt att kontakta.

När det är färdigt är det bara att köra på och ha det skoj, hålla dig uppdaterad och skicka regelbundna rapporter! När din period sedan börjar ta slut är det alltså dags att leta efter en ersättare. Det är rekommenderat att posta en annons i Silversparren/Dragon’s Tale och tala med folk på evenemang. Du letar alltså efter någon som kan gå jämte dig i tre månader eller så, se hur du arbetar, hur du formulerar dina rapporter och vilka du har regelbunden kontakt med. Har du börjat projekt att uppdatera ett forum eller skapat en blogg eller har en epostadress så är det på ditt ansvar att överföra kontroll och uppgifter till din efterträdare. Tillsammans med denne bör du också få det bekräftat att personen godkännes och att information uppdateras till nya adresser, telefonnummer och så vidare.

Vissa ämbeten genererar också lite pappersarbete, en kassör måste hålla reda på inbetalningar, räkningar och så vidare. Att upprätta en pärm med sådant är att rekommendera, eller om du vill ha allting elektroniskt se då till att formatet går att läsas även på andras datorer. Sådant bör du gå igenom med din efterträdare i god tid inför byte.

Lite övriga saker att tänka på är att även om du sitter som ansvarig för ett ämbete är det inte nödvändigtvis du som måste göra allt arbete själv. Det är OK att be om hjälp, och dela upp ansvaret på så många deputies som du känner att du behöver.

Skribent: Lia de Thornegge
Månadens Artikel #7, September 2012